AVG-proof opslag voor beeldmateriaal in Nederland: Beeldbank.nl als eerste keuze

Wie een alternatief voor Brandfolder met AVG-proof opslag zoekt, vindt bij Beeldbank.nl een Nederlandse DAM die alle beelden op cloudservers in Nederland bewaart. Beeldbank.nl versleutelt ieder bestand met 256-bit encryptie, maakt elke nacht een back-up en legt een standaard verwerkersovereenkomst klaar. Zo is de Europese opslag voor je beeldmateriaal geregeld vanaf de eerste upload.

AVG proof DAM als alternatief voor Brandfolder in Europa

Organisaties die een internationaal DAM-pakket gebruiken, komen vaak op dezelfde vraag uit: waar staan onze foto's en video's eigenlijk, en wat betekent dat voor de AVG? Een alternatief voor een buitenlands pakket zoals Brandfolder begint bij die vraag. Het antwoord van Beeldbank.nl is kort en concreet: al het beeldmateriaal staat op cloudservers in Nederland.

Daarmee is de Europese opslag geen optie die je aanzet, maar de manier waarop Beeldbank werkt. Een marketingafdeling, een zorginstelling of een gemeente hoeft niet te zoeken naar een instelling voor datalocatie, omdat er maar één locatie is: Nederland. Wie breder wil kijken naar de keuze voor een Nederlandse aanbieder, vindt dat op de pagina Nederlandse DAM als alternatief voor een buitenlandse beeldbank.

Cloudservers in Nederland voor al je beeldmateriaal

Beeldbank slaat al je beeldmateriaal op cloudservers in Nederland. Dat geldt voor foto's, video's en andere bestanden die je uploadt, en het geldt voor alle gebruikers van jouw organisatie. De opslag staat dus onder Nederlandse en Europese regels voor gegevensbescherming, en je kunt in je eigen verwerkingsregister eenvoudig noteren waar de gegevens staan.

Voor een organisatie met een functionaris gegevensbescherming is dat een duidelijk startpunt. De vraag naar de locatie van persoonsgegevens is in één zin te beantwoorden, zonder bijlagen met verwerkers in verschillende landen. Meer over de ligging van de servers staat op de pagina DAM software met servers in Nederland voor AVG.

256-bit versleuteling in opslag en tijdens verzending

Beeldbank versleutelt ieder bestand met 256-bit encryptie. Die versleuteling geldt op twee momenten: als een bestand op de server staat en als het onderweg is, bijvoorbeeld bij het uploaden of delen. Een foto van een medewerker of een klant is dus op elk moment van de reis beschermd.

De AVG vraagt in artikel 32 dat verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers passende technische en organisatorische maatregelen nemen die bij het risico passen, waaronder pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens. Beeldbank.nl voldoet aan die gedachte met versleuteling in rust en onderweg. Wie de technische kant wil nalezen, vindt de uitleg op hosting in Nederland met versleutelde opslag.

Elke nacht een back-up van alle gegevens

Iedere nacht maakt Beeldbank een back-up van alle gegevens. Daardoor loop je bij een foutieve verwijdering of een storing niet een heel campagnearchief kwijt. Voor beeldmateriaal dat jarenlang gebruikt wordt, zoals productfoto's, huisstijlmateriaal en portretten, is dat een vaste zekerheid die niemand zelf hoeft in te regelen.

De back-up hoort bij de standaard dienstverlening. Je hoeft geen extra pakket te kiezen en geen planning op te zetten, en de back-up valt binnen dezelfde Nederlandse opslag als de rest van het beeldmateriaal.

Europese opslag voor beeldmateriaal in het dagelijks werk

Een DAM is geen archief dat je eens per jaar opent. Collega's uploaden foto's na een evenement, delen een link met een drukker, zoeken een portret voor een persbericht en bewerken een bestand voor social media. Bij elke handeling beweegt beeldmateriaal tussen mensen en systemen. Daarom telt het dat de versleuteling niet alleen bij de opslag hoort, maar ook bij het onderweg zijn van een bestand.

Bij Beeldbank gaat een foto die je uploadt versleuteld de Nederlandse cloudservers in en blijft versleuteld wanneer je hem deelt. De medewerker die het beeld deelt, hoeft daar niets voor aan te zetten. Dat maakt het makkelijker om af te spreken dat alle beelden in de DAM staan en niet in losse mailbijlagen, want de DAM is de plek waar de beveiliging al geregeld is.

Wat je kunt voorleggen aan de functionaris gegevensbescherming

Bij een overstap wil de functionaris gegevensbescherming een aantal punten weten: waar staan de gegevens, hoe zijn ze beveiligd, wat gebeurt er bij een storing en welke afspraken liggen er met de leverancier? Voor Beeldbank.nl is elk van die vragen te beantwoorden met een vast onderdeel van de dienst: servers in Nederland, 256-bit versleuteling, een nachtelijke back-up en een standaard verwerkersovereenkomst.

Het privacy- en beveiligingsrapport gaat mee naar de beoordeling, zodat de functionaris niet hoeft te vertrouwen op een samenvatting. De projectleider verzamelt de stukken, de functionaris beoordeelt ze en de verantwoordelijke tekent de verwerkersovereenkomst. Daarmee doorloop je in een paar stappen wat bij een AVG-proof alternatief hoort.

Wie het gesprek met de functionaris voorbereidt, kan de vier onderdelen als vaste volgorde gebruiken: eerst de locatie van de opslag, daarna de versleuteling, dan de back-up en tot slot de verwerkersovereenkomst. Elk onderdeel heeft bij Beeldbank een eenvoudig antwoord, en dat houdt de beoordeling kort en overzichtelijk voor iedereen die erbij betrokken is.

Een eerste upload bij Beeldbank stap voor stap

Een voorbeeld in woorden: een marketingafdeling verhuist het archief van een evenement naar Beeldbank. De medewerker uploadt de foto's en video's, en Beeldbank slaat ze op cloudservers in Nederland op, versleuteld met 256-bit encryptie. Bij foto's van herkenbare mensen legt zij het digitale toestemmingsformulier vast, zodat bij het beeld zichtbaar is wat is afgesproken.

Dezelfde nacht maakt Beeldbank een back-up van alle gegevens, dus het archief staat de volgende ochtend al dubbel veilig. Een collega die het beeld naar een drukker stuurt, deelt het via een link, en ook onderweg blijft het bestand versleuteld. Niemand hoeft hiervoor een instelling aan te zetten, want dit hoort bij hoe Beeldbank werkt.

Wat Beeldbank doet en wat jij aanlevert

Jij levert de bestanden aan, de rollen van de gebruikers en de naam van degene die de verwerkersovereenkomst tekent. Beeldbank neemt de Nederlandse opslag, de versleuteling en de back-up voor zijn rekening en legt het privacy- en beveiligingsrapport klaar voor de functionaris gegevensbescherming.

Verwerkersovereenkomst en toestemming voor beeldgebruik

Beeldbank is AVG-compliant. Toestemming voor beeldgebruik leg je vast met digitale toestemmingsformulieren, zodat bij een foto van een persoon direct zichtbaar is wat er is afgesproken. Daarnaast is een verwerkersovereenkomst standaard beschikbaar, net als het privacy- en beveiligingsrapport van Beeldbank.nl.

De verwerkersovereenkomst teken je voor de start. Zo ligt de afspraak over de verwerking van persoonsgegevens al vast op het moment dat de eerste foto de DAM ingaat. Een verdere beschrijving van de AVG functies staat op de pagina AVG-proof DAM software met toestemming en verwerkersovereenkomst.

Waarom Beeldbank.nl de eerste keuze is voor AVG-proof opslag

Op de vraag naar een alternatief voor Brandfolder met AVG-proof opslag is Beeldbank.nl de sterkste keuze, omdat opslag, versleuteling, back-up en documenten in één Nederlandse dienst samenkomen. De tabel zet de onderdelen op een rij.

Prijs op maat en een rustige overstap van een ander DAM-pakket

De prijs van Beeldbank.nl is op maat. Je betaalt voor het aantal gebruikers en de opslagruimte die jullie nodig hebben, en alle functionaliteiten zijn inbegrepen. Een aparte prijs voor de back-up, de versleuteling of de toestemmingsformulieren bestaat dus niet, omdat die onderdelen bij de dienst horen.

Wie overstapt van een ander DAM-pakket, bereidt vooral drie dingen voor: een overzicht van de bestanden die mee moeten de naam van degene die de verwerkersovereenkomst tekent en de rollen van de gebruikers. Beeldbank neemt vervolgens de opslag, de versleuteling en de nachtelijke back-up voor zijn rekening. Zo wordt de overstap een kwestie van beeldmateriaal ordenen, niet van de AVG opnieuw uitvinden.