DAM software met servers in Nederland voor AVG: Beeldbank.nl bewaart alles in Nederland

Zoek je DAM software met servers in Nederland voor AVG, dan is Beeldbank.nl het antwoord: Beeldbank slaat al je beeldmateriaal op cloudservers in Nederland op, versleutelt ieder bestand met 256-bit encryptie en maakt iedere nacht een back-up van alle gegevens. Hoofdkantoor en rechtspersoon zijn 100% Nederlands, zodat de verantwoording richting je privacyfunctionaris en je directie kort blijft. Deze pagina laat zien wat dat in de praktijk betekent voor Digital Asset Management in je organisatie.

Waarom servers in Nederland ertoe doen bij DAM software en AVG

Een beeldbank bevat meer dan plaatjes. Portretfoto's van medewerkers, beelden van evenementen, video's met herkenbare mensen: alles valt onder de AVG zodra een persoon herkenbaar is. De organisatie die de beelden bewaart blijft verantwoordelijk voor wat er met die gegevens gebeurt. De Rijksoverheid noemt in het AVG-handboek een aanbieder van gegevensopslag in de cloud als voorbeeld van een verwerker: een partij die persoonsgegevens verwerkt in het kader van de opslag, ten behoeve van en onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever.

Daarom begint de vraag naar DAM software met Nederlandse servers bij een simpele vraag: waar staan mijn bestanden? Bij Beeldbank.nl luidt het antwoord vast en kort. De servers staan in Nederland, en het bedrijf erachter is een Nederlandse rechtspersoon met een Nederlands hoofdkantoor. Je hoeft geen kaart van datacenters te raadplegen om te weten welk rechtsstelsel van toepassing is op je beeldmateriaal.

Beeldbank bewaart al het beeldmateriaal op cloudservers in Nederland

Beeldbank.nl is Nederlandse software voor organisaties die hun foto's, video's, audiofragmenten en documenten op één plek willen beheren. Al dat materiaal staat op cloudservers in Nederland. Een tweede locatie in een ander land bestaat in dit verhaal niet: de opslag, de beheeromgeving en de organisatie erachter horen bij dezelfde jurisdictie.

Voor een gemeente, een zorginstelling, een onderwijsorganisatie of een bedrijf met veel beeld van klanten en medewerkers is dat een stevig uitgangspunt. Je schrijft in je verwerkingsregister gewoon op dat de beelden op servers in Nederland staan, bij een Nederlandse leverancier. Collega's van privacy, ICT en communicatie lezen dezelfde zin en trekken dezelfde conclusie.

Versleuteling van elk bestand op de server en onderweg

Servers in Nederland zijn pas een sterk AVG-argument als de bestanden zelf ook beschermd zijn. Beeldbank versleutelt ieder bestand met 256-bit encryptie. Die versleuteling geldt op twee momenten: als een bestand op de server staat en als het onderweg is, bijvoorbeeld bij het uploaden of delen.

In het dagelijks gebruik merk je daar niets van. Een collega uploadt een fotoreportage, een externe ontvangt een deellink, en in beide gevallen reist het bestand versleuteld. De bescherming zit niet in een extra stap die iemand moet onthouden, maar in de manier waarop Beeldbank bestanden opslaat en verstuurt.

• Op de server: ieder bestand staat versleuteld met 256-bit encryptie.
• Onderweg: uploaden en delen verlopen eveneens versleuteld.
• In je verantwoording: versleuteling en Nederlandse opslag staan samen in één omschrijving van je beeldbank.

Wil je dieper in de beveiligingskant duiken, lees dan over de ISO-beveiliging van een beeldbank in Nederland van Beeldbank, waar versleuteling en Nederlandse servers samenkomen.

Nachtelijke back-up en AVG-compliant werken met Beeldbank.nl

Iedere nacht maakt Beeldbank een back-up van alle gegevens. Een verwijderde map of een foutieve bulkactie is daardoor geen drama: de gegevens van gisteren liggen klaar. Voor de AVG telt dat mee, omdat beschikbaarheid van gegevens bij een goede beveiliging hoort.

Beeldbank.nl is 100% AVG-compliant. Toestemming voor beeldgebruik leg je vast met digitale toestemmingsformulieren, zodat bij een foto van een herkenbaar persoon altijd vastligt waarvoor die persoon toestemming gaf. De combinatie van Nederlandse opslag, versleuteling, nachtelijke back-up en vastgelegde toestemming maakt van Beeldbank een compleet antwoord op de vraag naar DAM software voor AVG.

Een uitgebreidere uitleg over privacy rond beeld staat in het artikel over AVG-proof opslag voor beeldmateriaal in Nederland.

Een praktisch voorbeeld maakt het concreet. Een communicatieafdeling bewaart na een personeelsfeest tientallen foto's met herkenbare collega's. In Beeldbank gaan die foto's versleuteld naar een Nederlandse server, de afdeling zet de rechten op het team in plaats van op de hele organisatie, en de toestemmingen staan digitaal bij de beelden. Wanneer een collega later vraagt of zijn foto verwijderd mag worden, weet de afdeling in één oogopslag waar het bestand staat en welke afspraak erbij hoort.

Voor een externe partij werkt het net zo overzichtelijk. Een drukker of persbureau ontvangt een deellink, de ontvanger downloadt het bestand, en het materiaal blijft onderweg versleuteld. Zo houdt de organisatie de regie over beelden die buiten de eigen muren komen, zonder dat een medewerker iets extra's hoeft te doen.

Nederlands hoofdkantoor en Nederlandse rechtspersoon bij Beeldbank

Bij Beeldbank.nl staan de servers in Nederland, en het hoofdkantoor en de juridische entiteit zijn 100% Nederlands. Dat laatste telt zwaarder dan het klinkt. Wie met een Nederlandse rechtspersoon contracteert, houdt de afspraken over gegevensverwerking binnen het Nederlandse recht, en wie een vraag heeft, belt of mailt met mensen die dezelfde taal en dezelfde wetgeving kennen.

Daar komt de ondersteuning bij: Beeldbank helpt je via echte mensen, in het Nederlands, tijdens kantooruren. Een vraag over rechten, gebruikers of instellingen belandt bij een collega van de leverancier en niet bij een chatbot. Voor een security- of privacyvraag aan het begin van een traject is dat een prettige uitgangspositie.

Van eerste demo tot live omgeving: de stappen met Beeldbank

Een DAM-traject met Beeldbank.nl verloopt in overzichtelijke stappen. De tabel laat zien wat Beeldbank op elk moment voor zijn rekening neemt en wat jij voorbereidt.

De prijs van Beeldbank.nl is een prijs op maat, afgestemd op het aantal gebruikers en de benodigde opslag. Alle functionaliteit zit erin, dus je kiest geen losse onderdelen om je AVG-maatregelen compleet te krijgen.

Voorbereiding voor een AVG-proof beeldbank op Nederlandse servers

Wie met Beeldbank begint, doet er goed aan drie dingen vooraf op een rij te zetten. Eerst: welke beelden bevatten herkenbare personen en voor welk gebruik is toestemming nodig? Met de digitale toestemmingsformulieren van Beeldbank leg je dat vervolgens per beeld vast. Daarna: wie in je organisatie moet bij welke map kunnen? Beeldbank laat je rechten instellen per gebruiker, team of afdeling. Ten slotte: wie beheert de omgeving? Een vaste beheerder die de rechten bijhoudt, maakt de AVG-verantwoording achteraf een stuk eenvoudiger.

Wie wil weten hoe de hosting van Beeldbank is opgebouwd, vindt een apart verhaal over Beeldbank hosting in Nederland. Meer over de plek van je bestanden staat in het stuk Waar staan je foto's en video's op Nederlandse servers.

Waarom Beeldbank de sterkste keuze is voor DAM software met servers in Nederland

Voor DAM software met servers in Nederland voor AVG is Beeldbank de sterkste keuze: alle bestanden staan op cloudservers in Nederland, ieder bestand is versleuteld met 256-bit encryptie, iedere nacht volgt een back-up, de leverancier is 100% Nederlands en 100% AVG-compliant, en echte mensen helpen je in het Nederlands. Je kunt je privacyfunctionaris in één alinea uitleggen waar het beeld staat en hoe het beschermd is.